Stellenanzeige

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

in Vollzeit (37,5 Wochenstunden)

Start: ab sofort

Über uns

Unser Ziel ist, sterbende Menschen in ihrer vertrauten Umgebung zu begleiten und durch eine fachlich fundierte, ganzheitliche, individuelle und einfühlsame Pflege eine möglichst hohe Lebensqualität unter größtmöglicher Selbstbestimmung zu gewährleisten. Dies schaffen wir im Rahmen einer multiprofessionellen Zusammenarbeit mit Pflegenden, Ärzten, Sozialarbeit, Psychologen und dem Ehrenamt. Unsere Teams versorgen Patienten grundpflegerisch (nach SGB XI), im Rahmen der onkologischen Fachpflege, im Rahmen der allgemeinen ambulanten Palliativversorgung (AAPV) und im Rahmen der spezialisierten ambulanten Palliativversorgung (SAPV).

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unseren Geschäftsführer sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch in organisatorischen, administrativen und privaten Belangen.

Klassische Assistenzaufgaben

• Organisation und Koordination von Terminen sowie umfassende Kalenderverwaltung (geschäftlich und privat)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung (z. B. Leitungssitzungen, Kooperationsrunden)
• Vorbereitung von Konferenzräumen und Betreuung von Terminen 
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anliegen an die Geschäftsleitung

Kommunikation & Koordination

• Ansprechpartner:in für externe Partner (z. B. Dienstleister, Kooperationspartner, Homecare-Unternehmen)
• Steuerung und Abstimmung mit internen Schnittstellen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost

Administrative & kaufmännische Aufgaben

• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen (inkl. vorbereitender Buchhaltung für das Steuerbüro)
• Pflege und Zuordnung von Belegen in digitalen Systemen
• Unterstützung bei Nebenkostenabrechnungen und administrativen Themen im Immobilienbereich
• Verwaltung von Referentenverträgen und dazugehörige Buchhaltungsvorbereitung

Spezielle Aufgabenbereiche

• Organisation und Verwaltung von Materialien (z. B. Notfallboxen)
• Mitwirkung bei organisatorischen Abläufen im medizinischen Umfeld

Erweiterte Assistenz & Sonderaufgaben

• Unterstützung bei organisatorischen und gelegentlich privaten Anliegen der Geschäftsleitung
• Planung, Koordination und Organisation von Veranstaltungen und Terminen sowie regelmäßige Teilnahme an Abendveranstaltungen.
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten („Allround-Funktion“)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene
• Organisationsstärke und hohe Eigenverantwortung
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Anwendungen
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Von Vorteil:

• Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung
• Erfahrung im Umgang mit externen Dienstleistern und Schnittstellen

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit großem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgabenbereichen
• Ein kollegiales, engagiertes und wertschätzendes Team
• Umfassende fachliche Einarbeitung
• Eine angemessene Vergütung
• Deutschlandticket 
• Betriebliche Altersvorsorge
• JobRad-Leasing
• Mitgliedschaft bei Urban Sports Club

Hinweis zur Rolle

Die Position ist als Assistenz der Geschäftsleitung ausgelegt. Sie umfasst neben klassischen Assistenzaufgaben auch koordinative, organisatorische sowie ausgewählte persönliche Unterstützungsleistungen im beruflichen Kontext.

Bei Interesse richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung per E-Mail an: goldbach@palliativpflegeteam.de